Поиск кода с помощью поисковых систем – можно или нельзя?

Открываем цикл статей в вопросах и ответах о правильном применении нормативно-справочной информации (НСИ) регулятора в бизнес-процессах.

Начнем с первого вопроса: можно ли искать код в интернете, и каковы последствия такого подхода?

Интернет давно превратился в часть нашей жизни. Сегодня он активно используется в работе, например, для поиска справочных материалов. Современные поисковые системы способны сильно упростить жизнь, помогая найти нужную информацию.

Однако, можно ли слепо доверять поисковику? Ведь это лишь инструмент, не обладающий ни сознанием, ни способностью учитывать нюансы и принимать решения. Для достижения нужного итога любой инструмент требует от оператора не только правильной работы с ним, но и умения адекватно оценить получаемый результат. Без этого итог работы будет печальным.

Даже чтобы забить гвоздь с помощью молотка, нужен навык и понимание процесса. Никто же не ждет, что молоток сам выберет из коробки нужный гвоздь и забьет его в правильном месте?

Однако, когда речь заходит о таком сложном процессе, как поиск и ввод сведений нормативно-справочной информации, в частности, присвоение кода объекту учета, специалисты зачастую проявляют поразительное легкомыслие. Многие уверены, что если написать в поисковик «Код ОКОФ (ОКПД, ОКВЭД) такого-то объекта», то полученным результатом можно смело пользоваться в целях учета: заносить в учетную систему, использовать в расчетах и т.д. При этом сомнений в достоверности полученного результата, равно как в его обоснованности и доказательности – даже не возникает. В самом деле, кому понадобиться проверять ключевой реквизит, на основании которого рассчитывают расходы и налоги? Мелочь же.

Если Вы (или Ваши коллеги) поступали так, как описано выше, то сведения учета Вашей организации представляют собой усеянное ловушками поле. Срабатывание любой из этих ловушек грозит неприятностями не только Вашей организации, но и лично Вам.

Не забывайте, что глубина и степень автоматизации проверок только растет с каждым годом. Умные алгоритмы проверяют сотни тысяч записей за весьма сжатые сроки, и все меньше шансов, что ошибка останется незамеченной за большими объемами сведений.

Достаточно одной внимательной проверки со стороны контролирующих органов (которая сама по себе серьезно нагрузит предприятие обязанностью предоставления данных по каждому спорному моменту и необходимостью отстаивать свою правоту в суде) – и придется доначислять налоги, платить штрафы, пени, корректировать сведения учета задним числом. Одновременно встанет вопрос о профессиональных качествах сотрудников, внесших (и продолжающих вносить) в учет непроверенные сведения. Уже не мелочь, правда?

Процедуры присвоения кодов (ОКОФ, ОКПД, ОКВЭД, прочие), как это ни удивительно, так же регламентированы нормами права, как и любые другие бизнес-процессы, связанные с использованием НСИ регулятора. Соответственно, право выбирать код по следующим основаниям:

• «Я думаю, что вот этот код ОКОФ подойдет»;
• «На форуме <название форума> пользователь Вася Иванов рекомендует этот код ОКВЭД»;

• «В ответ на запрос <Код ОКПД2 насоса> Яндекс возвращает этот код»

у специалистов нет!

Более того, каждый присвоенный код должен быть обоснован и документально подтвержден для последующей проверки. Очевидно, что все коды, найденные в Интернете вышеуказанными способами, недостоверны, поскольку для них вообще не существует процедуры проверки и подтверждающих документов.

Представьте, что вы формируете расходы организации следующим образом: часть сумм берете из собственной головы, другие спрашиваете у знакомых, третьи — находите в Сети, пишете все найденное карандашом в блокнот, а потом заносите в учетную систему. Абсурд, не правда ли?

Последствия такого подхода понятны – вся кодификация, используемая в учете и не соответствующая установленным правилам, является непроверяемой, неподтверждаемой и несущей в себе огромные риски. Доказать, что код верный, ссылаясь на поисковик – не получится. Переложить ответственность на бухгалтерский форум, где кто-то неизвестный посоветовал какой-то код, тоже не выйдет. Отстаивать правильность кода в каждом из тысяч спорных случаев в суде с привлечением сторонних экспертов – крайне накладно и не дает никаких гарантий успеха.

Ввод непроверенной информации из сомнительных источников – это, увы, путь к профессиональной деградации не только отдельных специалистов, но и в целом финансового блока предприятия и даже всей организации! Вместо того, чтобы последовательно работать, применяя нормы права и обеспечивая достоверность вводимых сведений, сотрудник, пытающийся облегчить себе жизнь за счет бездумного использования данных из интернета, неуклонно теряет профессиональную квалификацию. В современном мире такие «специалисты» не нужны и даже вредны. Напротив, крайне востребованы профессионалы, умеющие работать с данными и ответственно относящиеся к своим обязанностям.

Про правила работы с кодификацией – в следующих статьях цикла! Следите за рассылкой!